نحوه ایمیل زدن به استاد برای اپلای

ارسال ایمیل به استاد یکی از گام‌های حیاتی در فرآیند اپلای تحصیلی به دانشگاه‌های خارج از کشور است که می‌تواند نقش مهمی در جلب نظر اساتید و اخذ پذیرش یا فاند ایفا کند. این مکاتبه نیازمند رعایت اصول و نکات خاصی است تا ایمیل شما در میان انبوه پیام‌های دریافتی اساتید دیده شود و تاثیرگذار باشد.

نحوه نگارش و ارسال این ایمیل از انتخاب عنوان مناسب گرفته تا شیوه معرفی خود و ارتباط دادن سوابق تحصیلی با حوزه کاری استاد همگی در موفقیت شما تاثیرگذارند. در ادامه به بررسی جامع این فرآیند می‌پردازیم تا با دانش و آمادگی کامل برای مکاتبه با اساتید دانشگاه‌های خارجی اقدام کنید و شانس خود را برای تحصیل در رشته و دانشگاه مورد نظر افزایش دهید.

هدف از ارسال ایمیل به استاد

هدف اصلی از ارسال ایمیل به اساتید در فرآیند اپلای تحصیلی برقراری ارتباط اولیه و معرفی خود به عنوان یک دانشجوی علاقه‌مند و واجد شرایط است. این ارتباط می‌تواند به شناسایی یک استاد راهنما (Supervisor) منجر شود که حوزه تحقیقاتی او با علایق و پیشینه علمی شما همخوانی دارد. اساتید در بسیاری از دانشگاه‌ها به خصوص در مقاطع تحصیلات تکمیلی مانند کارشناسی ارشد و دکتری نقش محوری در پذیرش دانشجو و تامین منابع مالی از طریق گرنت‌های تحقیقاتی خود دارند. بنابراین جلب نظر مثبت یک استاد می‌تواند شانس شما را برای دریافت نامه پذیرش و بورسیه تحصیلی به طور قابل توجهی افزایش دهد. هدف دیگر کسب اطلاعات بیشتر در مورد فرصت‌های تحقیقاتی موجود در گروه یا دپارتمان استاد و همچنین آگاهی از شرایط پذیرش دانشجو توسط ایشان است. ارسال ایمیل نشان‌دهنده انگیزه و جدیت شما برای پیوستن به تیم تحقیقاتی یا برنامه تحصیلی مورد نظر است.

روش های پیدا کردن استاد برای اپلای

یافتن استاد مناسب اولین قدم پس از انتخاب دانشگاه یا دانشگاه‌های هدف است. بهترین روش برای پیدا کردن اساتید مراجعه مستقیم به وب‌سایت رسمی دانشگاه‌ها و دپارتمان‌های مرتبط با رشته تحصیلی شماست. در بخش مربوط به اعضای هیئت علمی (Faculty Members) می‌توانید لیست اساتید حوزه‌های تحقیقاتی آن‌ها مقالات منتشر شده و اطلاعات تماسشان را پیدا کنید. مطالعه دقیق پروفایل هر استاد و بررسی پروژه‌های تحقیقاتی فعلی و گذشته آن‌ها بسیار اهمیت دارد. علاوه بر وب‌سایت دانشگاه می‌توانید از پایگاه‌های اطلاعاتی مقالات علمی مانند Google Scholar ResearchGate یا LinkedIn برای شناسایی اساتیدی که در حوزه مورد علاقه شما فعالیت دارند استفاده کنید. جستجو با کلمات کلیدی مرتبط با زمینه تحقیقاتی خودتان می‌تواند به شما در یافتن اساتید برجسته در آن حوزه کمک کند. شرکت در کنفرانس‌ها و وبینارهای علمی مرتبط نیز فرصت خوبی برای آشنایی با اساتید فعال و زمینه‌های کاری آن‌ها فراهم می‌کند.

انتخاب استاد مناسب برای مکاتبه

پس از شناسایی چندین استاد که حوزه تحقیقاتی آن‌ها با علایق و پیشینه شما همسو است مرحله انتخاب استاد مناسب برای مکاتبه آغاز می‌شود. این انتخاب باید با دقت صورت گیرد. ابتدا پروفایل تحقیقاتی اساتید کاندید را به دقت بررسی کنید. آیا پروژه‌های فعلی آن‌ها با آنچه شما قصد دارید در آن زمینه کار کنید مطابقت دارد؟ آیا مقالات اخیر آن‌ها برای شما الهام‌بخش یا جذاب هستند؟ همچنین به سابقه پذیرش دانشجوی بین‌المللی توسط استاد توجه کنید. برخی اساتید فعال‌تر هستند و گرنت‌های تحقیقاتی بیشتری برای حمایت از دانشجویان دارند. مهم است استادی را انتخاب کنید که علاوه بر همپوشانی علمی به نظر می‌رسد ظرفیت یا علاقه به پذیرش دانشجوی جدید در زمان اپلای شما را دارد. بررسی وب‌سایت شخصی استاد (اگر داشته باشد) نیز می‌تواند اطلاعات بیشتری در مورد فلسفه کاری و انتظارات او به شما بدهد. از ارسال ایمیل به تعداد زیادی استاد بدون بررسی دقیق خودداری کنید؛ تمرکز بر اساتید واقعاً مرتبط اثربخش‌تر است.

بهترین زمان ارسال ایمیل به استاد

تعیین بهترین زمان برای ارسال ایمیل اولیه به استاد یکی از فاکتورهای کلیدی است. به طور کلی توصیه می‌شود ایمیل را چند ماه قبل از ددلاین رسمی اپلای دانشگاه ارسال کنید. این بازه زمانی به استاد فرصت می‌دهد تا ایمیل شما را بررسی کرده و در صورت تمایل به شما پاسخ دهد. معمولاً اواخر تابستان (اگوست) برای ترم پاییز و اواخر زمستان یا اوایل بهار (مارچ) برای ترم زمستان زمان‌های مناسبی در نظر گرفته می‌شوند زیرا اساتید در این دوره‌ها در حال برنامه‌ریزی برای سال تحصیلی آینده و جذب دانشجو هستند. با این حال این زمان‌بندی بسته به دانشگاه و کشور مقصد می‌تواند متفاوت باشد. همیشه ددلاین‌های اپلای دانشگاه مورد نظر را بررسی کنید و سعی کنید حداقل ۳ تا ۶ ماه قبل از آن مکاتبات اولیه را آغاز کنید. ارسال ایمیل در زمان‌های اوج کاری اساتید (مانند زمان امتحانات پایان ترم یا تعطیلات طولانی) ممکن است شانس دیده شدن ایمیل شما را کاهش دهد.

ساختار ایمیل به استاد برای اپلای

یک ایمیل حرفه‌ای به استاد باید ساختاری مشخص و استاندارد داشته باشد تا اطلاعات لازم را به شکلی واضح و مختصر منتقل کند. این ساختار معمولاً شامل چهار بخش اصلی است: عنوان ایمیل مقدمه بدنه اصلی و بخش پایانی همراه با امضا. رعایت این ساختار به استاد کمک می‌کند تا به سرعت موضوع ایمیل شما را متوجه شود و اطلاعات کلیدی را پیدا کند. هر بخش باید هدف مشخصی را دنبال کرده و به دقت نگارش شود تا تاثیر مثبتی بر خواننده بگذارد. در ادامه به تفکیک به بررسی هر یک از این بخش‌ها می‌پردازیم تا با جزئیات نگارش هر قسمت آشنا شوید و بتوانید ایمیلی موثر و حرفه‌ای تهیه کنید که شانس موفقیت شما را در فرآیند اپلای افزایش دهد.

عنوان ایمیل

عنوان ایمیل (Subject Line) اولین چیزی است که استاد می‌بیند و نقش حیاتی در تصمیم او برای باز کردن یا نادیده گرفتن ایمیل شما دارد. عنوان باید واضح مختصر و گویا باشد و فوراً هدف شما را مشخص کند. استفاده از کلماتی مانند “Prospective Student” (دانشجوی آتی) یا “Graduate Admission Inquiry” (پرسش در مورد پذیرش تحصیلات تکمیلی) در کنار ذکر مقطع مورد نظر (مثلاً Master’s یا PhD) و شاید نام کوچک شما می‌تواند بسیار موثر باشد. به عنوان مثال یک عنوان خوب می‌تواند اینگونه باشد: “Prospective PhD Student Inquiry – [Your Name]” یا “Master’s Admission Inquiry – Interest in [Professor’s Research Area]”. از عناوین کلیشه‌ای نامفهوم یا عناوینی که شبیه ایمیل‌های اسپم به نظر می‌رسند جداً خودداری کنید. عنوان ایمیل باید حرفه‌ای و هدفمند باشد تا توجه استاد را جلب کرده و او را ترغیب به خواندن ادامه متن کند.

مقدمه ایمیل

مقدمه ایمیل (Introduction) باید کوتاه محترمانه و حاوی اطلاعات ضروری برای معرفی شما باشد. پس از سلام مناسب (مانند Dear Professor [Last Name]) باید به سرعت خودتان را معرفی کنید: نام کامل مقطع تحصیلی فعلی یا فارغ‌التحصیلی دانشگاه محل تحصیل و کشور خود را ذکر کنید. هدف از ارسال این ایمیل (مثلاً ابراز علاقه به برنامه تحصیلات تکمیلی در دپارتمان آن‌ها و یافتن استاد راهنما) را به وضوح بیان کنید. می‌توانید به طور خلاصه به برجسته‌ترین دستاورد تحصیلی یا پژوهشی خود که مستقیماً با زمینه کاری استاد مرتبط است اشاره کنید. مقدمه نباید طولانی و خسته‌کننده باشد؛ هدف این است که در همان چند جمله اول توجه استاد را جلب کرده و او را متقاعد کنید که ایمیل شما ارزش خواندن دارد. از عبارات غیررسمی یا خودمانی پرهیز کرده و لحنی کاملاً حرفه‌ای داشته باشید.

بدنه ایمیل

بدنه اصلی ایمیل (Body Paragraphs) جایی است که شما ارتباط خود را با حوزه تحقیقاتی استاد توضیح می‌دهید و نشان می‌دهید چرا برای همکاری با ایشان مناسب هستید. این بخش مهم‌ترین قسمت ایمیل است و باید به دقت نگارش شود. در یک یا دو پاراگراف به صورت مشخص به کارهای تحقیقاتی استاد که مورد علاقه شما قرار گرفته‌اند اشاره کنید. نام مقالات یا پروژه‌های خاصی را ذکر کنید که مطالعه کرده‌اید و برایتان جالب بوده‌اند. سپس توضیح دهید چگونه پیشینه تحصیلی مهارت‌ها و علایق پژوهشی شما با زمینه کاری استاد همخوانی دارد. به تجربیات مرتبط خود مانند پروژه‌های تحقیقاتی پایان‌نامه مقالات منتشر شده مهارت‌های آزمایشگاهی یا نرم‌افزاری اشاره کنید و ارتباط آن‌ها را با کار استاد مشخص کنید. نشان دهید که تحقیقات عمیقی در مورد کار استاد انجام داده‌اید و این ایمیل صرفاً یک پیام عمومی نیست. این بخش باید استاد را متقاعد کند که شما نه تنها علاقه‌مند بلکه یک کاندیدای بالقوه برای همکاری هستید.

امضا ایمیل

بخش پایانی و امضا ایمیل (Closing and Signature) باید حرفه‌ای و شامل اطلاعات تماس ضروری شما باشد. پس از بیان مجدد علاقه و تشکر از وقت استاد می‌توانید ابراز امیدواری کنید که به زودی پاسخی از ایشان دریافت خواهید کرد. عباراتی مانند “Sincerely,” “Best regards,” یا “Kind regards,” برای پایان ایمیل مناسب هستند. پس از این عبارت نام کامل خود را ذکر کنید. در خطوط بعدی اطلاعات تماس شامل شماره تلفن (با کد کشور) آدرس ایمیل و در صورت لزوم لینک پروفایل لینکدین یا وب‌سایت شخصی (اگر دارید) را اضافه کنید. اگر مدارکی مانند رزومه (CV) یا انگیزه‌نامه (Statement of Purpose) را ضمیمه کرده‌اید می‌توانید در این بخش به آن‌ها اشاره کنید (مانند “Please find my CV attached”). امضای کامل و حرفه‌ای باعث می‌شود استاد بتواند به راحتی با شما تماس بگیرد و اطلاعات بیشتری در مورد شما کسب کند.

نکات نگارشی در نگارش ایمیل

رعایت نکات نگارشی و املایی در نگارش ایمیل به استاد نشان‌دهنده دقت جدیت و حرفه‌ای بودن شماست. اساتید به حجم زیادی ایمیل دریافت می‌کنند و اشتباهات نگارشی می‌تواند تاثیر منفی بر ذهنیت آن‌ها بگذارد و حتی باعث نادیده گرفتن ایمیل شما شود. بنابراین قبل از ارسال ایمیل خود را چندین بار به دقت بازخوانی و ویرایش کنید. به املای صحیح کلمات قواعد دستوری استفاده صحیح از علائم نگارشی (مانند کاما نقطه نقطه ویرگول) و ساختار جملات توجه کنید. از نوشتن جملات بسیار طولانی و پیچیده خودداری کرده و سعی کنید پیام خود را به صورت روشن و مختصر بیان کنید. استفاده از فونت خوانا و اندازه مناسب نیز اهمیت دارد. همچنین مطمئن شوید که نام و عنوان استاد را به درستی نوشته‌اید (مثلاً Professor یا Dr.). در صورت امکان از یک فرد باتجربه یا کسی که به زبان انگلیسی تسلط دارد بخواهید ایمیل شما را قبل از ارسال بررسی کند. این دقت در جزئیات نشان‌دهنده توجه شما به کیفیت کارتان است.

اشتباهات رایج در تماس با اساتید خارجی

در فرآیند مکاتبه با اساتید خارجی برخی اشتباهات رایج وجود دارند که می‌توانند شانس شما را برای دریافت پاسخ مثبت کاهش دهند. یکی از این اشتباهات ارسال ایمیل‌های کلی و غیرشخصی است. اساتید به سرعت متوجه می‌شوند که ایمیل شما برای ده‌ها استاد دیگر نیز ارسال شده و این نشان‌دهنده عدم تحقیق کافی و علاقه واقعی شماست. اشتباه دیگر عدم مطالعه دقیق کار استاد و ناتوانی در برقراری ارتباط مشخص بین علایق خود و تحقیقات ایشان است. همچنین نگارش ایمیل با لحن غیررسمی استفاده از زبان محاوره اشتباهات نگارشی و املایی متعدد و طولانی بودن بیش از حد ایمیل از جمله اشتباهات رایج هستند. ارسال ایمیل بدون ضمیمه کردن مدارک لازم مانند رزومه (CV) در صورت نیاز یا سوال پرسیدن در مورد اطلاعاتی که به راحتی در وب‌سایت دانشگاه قابل دسترسی است نیز می‌تواند تاثیر منفی داشته باشد. عدم پیگیری مناسب یا پیگیری زودهنگام و مکرر نیز می‌تواند آزاردهنده باشد. اجتناب از این اشتباهات کلید موفقیت در مکاتبات اولیه با اساتید است.

نمونه ایمیل به استاد برای پذیرش

برای نگارش یک ایمیل موثر به استاد جهت اخذ پذیرش می‌توانید از ساختار و نمونه‌های موفق الهام بگیرید. یک نمونه ایمیل خوب معمولاً با عنوانی مشخص و حرفه‌ای آغاز می‌شود که هدف شما را روشن می‌کند. در بخش مقدمه خودتان را معرفی کرده و به صورت مختصر پیشینه تحصیلی و دلیل تماس خود را بیان می‌کنید. بدنه اصلی ایمیل مهم‌ترین قسمت است؛ در اینجا باید نشان دهید که تحقیقات استاد را به دقت مطالعه کرده‌اید و چگونه علایق و تجربیات تحقیقاتی شما با کار ایشان همسو است. به پروژه‌ها مقالات یا مهارت‌های خاصی اشاره کنید که شما را به کاندیدای مناسبی برای همکاری با ایشان تبدیل می‌کند. درخواست خود (مثلاً ابراز علاقه به پیوستن به گروه تحقیقاتی ایشان به عنوان دانشجوی کارشناسی ارشد یا دکتری) را به وضوح مطرح کنید. در پایان با تشکر از وقت و توجه استاد و ابراز امیدواری برای دریافت پاسخ ایمیل را با امضای حرفه‌ای شامل نام و اطلاعات تماس خود به پایان برسانید. به یاد داشته باشید که این یک الگو است و باید محتوای ایمیل را با توجه به شرایط و علایق خاص خود و استاد مورد نظر شخصی‌سازی کنید.

پاسخ های احتمالی استاد به ایمیل شما

پس از ارسال ایمیل به استاد باید برای دریافت پاسخ‌های مختلفی آمادگی داشته باشید. ممکن است استاد پاسخی مثبت و مشتاقانه بدهد یا پاسخی منفی مبنی بر عدم امکان پذیرش دانشجو در حال حاضر یا عدم همخوانی زمینه کاری. گاهی نیز ممکن است پاسخ مبهم باشد یا استاد اطلاعات بیشتری از شما درخواست کند. دریافت هر پاسخی حتی منفی بهتر از عدم پاسخگویی است زیرا وضعیت شما را مشخص می‌کند. پاسخ مثبت اولیه معمولاً به معنای قطعی شدن پذیرش نیست بلکه نشان‌دهنده علاقه استاد به بررسی بیشتر شرایط شماست. پاسخ‌های مبهم ممکن است نیاز به پیگیری داشته باشند اما باید با احتیاط و در زمان مناسب صورت گیرد. درک انواع پاسخ‌های احتمالی به شما کمک می‌کند تا بدانید در هر شرایطی چگونه واکنش نشان دهید و گام بعدی چیست.

نحوه پاسخ به ایمیل استاد

نحوه پاسخگویی شما به ایمیل استاد به اندازه ایمیل اولیه اهمیت دارد. اگر استاد اطلاعات بیشتری درخواست کرده است (مانند رزومه به‌روز شده ریز نمرات یا توضیح بیشتر در مورد پیشینه تحقیقاتی شما) باید در اسرع وقت و به صورت کامل و دقیق به درخواست او پاسخ دهید. ایمیل پاسخ شما نیز باید حرفه‌ای و محترمانه باشد. در موضوع ایمیل به مکاتبه قبلی اشاره کنید (مانند Re: Subject of your previous email). در متن ایمیل از استاد برای پاسخگویی تشکر کنید و اطلاعات درخواستی را ارائه دهید. اگر سوالی در مورد درخواست استاد دارید آن را به صورت واضح بپرسید. اگر پاسخ استاد منفی بوده است با ادب از او تشکر کرده و ابراز درک کنید؛ این می‌تواند درهای ارتباطات آتی را باز بگذارد. اگر پاسخ استاد مثبت بوده و علاقه‌مندی نشان داده است هیجان‌زده نشوید اما آمادگی خود را برای ادامه فرآیند اعلام کنید. همواره پاسخ‌های خود را قبل از ارسال بازخوانی کنید.

پیشنهاد جلسه آنلاین از سوی استاد

دریافت پیشنهاد جلسه آنلاین (مصاحبه اسکایپ یا ویدئو کنفرانس) از سوی استاد یک نشانه بسیار مثبت است و معمولاً به این معنی است که استاد به طور جدی شما را به عنوان یک کاندیدای بالقوه برای پذیرش یا همکاری تحقیقاتی در نظر گرفته است. این فرصتی عالی برای شماست تا بیشتر در مورد پروژه تحقیقاتی استاد اطلاعات کسب کنید سوالات خود را بپرسید و شخصیت و توانایی‌های خود را بهتر نشان دهید. در پاسخ به این پیشنهاد باید به سرعت و با ابراز خوشحالی و آمادگی زمان‌های پیشنهادی خود را برای جلسه اعلام کنید یا با زمان پیشنهادی استاد موافقت نمایید. حتماً از استاد بپرسید که آیا لازم است قبل از جلسه مدارک خاصی را آماده کنید یا در مورد موضوع خاصی مطالعه نمایید. برای جلسه آنلاین آماده شوید؛ در مورد تحقیقات اخیر استاد مطالعه کنید سوالات هوشمندانه‌ای آماده کنید و از نظر فنی (اتصال اینترنت میکروفون دوربین) مطمئن شوید که مشکلی وجود ندارد.

استاد پاسخ نمی‌دهد چه باید کرد

عدم دریافت پاسخ از سوی استاد پس از گذشت زمان معقول (مثلاً یک تا دو هفته) یک وضعیت رایج است. در این شرایط ارسال یک ایمیل پیگیری (Follow-up Email) مناسب است. ایمیل پیگیری باید کوتاه محترمانه و صرفاً یادآوری ایمیل قبلی باشد. در عنوان ایمیل به ایمیل اولیه اشاره کنید (مانند Following up on my inquiry – [Your Name]). در متن به تاریخ ارسال ایمیل اولیه خود اشاره کرده و به صورت مختصر هدف آن ایمیل را یادآوری کنید. مجدداً علاقه خود را به زمینه تحقیقاتی استاد و فرصت‌های احتمالی در دپارتمان ایشان ابراز کنید. از پرسیدن مستقیم اینکه آیا ایمیل شما را دریافت کرده‌اند یا خیر خودداری کنید؛ به جای آن می‌توانید با لحنی مودبانه سوال کنید که آیا فرصتی برای بررسی درخواست شما داشته‌اند یا خیر. از ارسال ایمیل‌های پیگیری مکرر و با فاصله زمانی کم جداً پرهیز کنید زیرا می‌تواند نتیجه عکس داشته باشد. اگر پس از یک یا دو ایمیل پیگیری همچنان پاسخی دریافت نکردید بهتر است به سراغ گزینه‌های دیگر بروید.

دلایل عدم پاسخگویی استاد به ایمیل

دلایل متعددی وجود دارند که ممکن است باعث شوند استاد به ایمیل شما پاسخ ندهد و این لزوماً به معنای ضعیف بودن رزومه یا عدم علاقه شما نیست. اساتید دانشگاهی به خصوص در دانشگاه‌های معتبر حجم کاری بسیار بالایی دارند و روزانه ده‌ها یا حتی صدها ایمیل دریافت می‌کنند. ممکن است ایمیل شما در میان انبوه ایمیل‌ها گم شده باشد یا فرصت کافی برای بررسی دقیق آن را نداشته باشند. همچنین ممکن است در زمان ارسال ایمیل شما استاد در سفر تحقیقاتی باشد یا به دلیل مشغله زیاد درگیر پروژه‌ها یا کلاس‌های درسی باشد. گاهی اوقات استاد در حال حاضر ظرفیت پذیرش دانشجوی جدید را ندارد یا بودجه کافی برای حمایت مالی از دانشجویان جدید در اختیار ندارد و به همین دلیل پاسخی ارسال نمی‌کند. دلایل دیگر می‌تواند مربوط به نحوه نگارش ایمیل شما باشد؛ عنوانی نامناسب محتوای کلی و غیرشخصی اشتباهات نگارشی یا طولانی بودن بیش از حد ایمیل می‌تواند باعث نادیده گرفته شدن آن شود. درک این دلایل می‌تواند به شما کمک کند تا ناامید نشوید و استراتژی‌های خود را برای مکاتبه با اساتید دیگر بهبود بخشید.

نحوه نگارش و ارسال نامه درخواست فاند از استاد

در برخی موارد هدف اصلی از مکاتبه با استاد علاوه بر اخذ پذیرش درخواست کمک مالی یا فاند (Funding) است. ساختار کلی ایمیل درخواست فاند مشابه ایمیل درخواست پذیرش است اما باید تاکید بیشتری بر نیاز مالی و همچنین شایستگی‌های شما برای دریافت حمایت مالی داشته باشد. در این ایمیل علاوه بر معرفی خود و بیان همخوانی تحقیقاتی باید به صورت واضح اما محترمانه به نیاز خود به فاند اشاره کنید. می‌توانید بپرسید که آیا استاد در حال حاضر گرنت‌های تحقیقاتی فعال یا فرصت‌های دستیار پژوهشی (Research Assistantship) یا دستیار آموزشی (Teaching Assistantship) برای حمایت از دانشجویان جدید دارد. مهم است که نشان دهید شایستگی شما (سابقه تحصیلی قوی تجربیات تحقیقاتی مرتبط مهارت‌های خاص) باعث می‌شود که سرمایه‌گذاری مالی روی شما ارزشمند باشد. برخی اساتید ترجیح می‌دهند درخواست فاند پس از پذیرش اولیه مطرح شود بنابراین بهتر است ابتدا تمرکز را بر جلب نظر علمی استاد قرار دهید و در صورت ابراز علاقه از سوی ایشان موضوع فاند را مطرح کنید. همواره وب‌سایت دپارتمان و دانشگاه را برای اطلاعات مربوط به فاندینگ بررسی کنید.

آیا با هر آدرس ایمیلی می‌توان با استاد مکاتبه کرد؟

خیر توصیه اکید این است که از یک آدرس ایمیل حرفه‌ای استفاده کنید که شامل نام و نام خانوادگی شما باشد. استفاده از آدرس‌های ایمیل غیررسمی یا حاوی نام‌های مستعار از جدیت و حرفه‌ای بودن شما می‌کاهد.

آیا باید به زبان انگلیسی به استاد ایمیل بزنیم؟

بله برای اپلای به دانشگاه‌های انگلیسی‌زبان یا دانشگاه‌هایی که زبان تدریس آن‌ها انگلیسی است حتماً باید ایمیل خود را به زبان انگلیسی و با رعایت کامل قواعد نگارشی و دستوری ارسال کنید.

آیا برای اپلای به دکتری حتماً باید به استاد ایمیل بزنم؟

در بسیاری از برنامه‌های دکتری به خصوص در رشته‌های علوم پایه و مهندسی یافتن استاد راهنما قبل یا همزمان با ارسال اپلیکیشن رسمی دانشگاه ضروری است. بنابراین مکاتبه با اساتید گامی بسیار مهم و اغلب اجباری محسوب می‌شود.

اگر استاد پاسخ نداد چقدر صبر کنم و آیا پیگیری کنم؟

اگر پس از گذشت ۱ تا ۲ هفته پاسخی دریافت نکردید ارسال یک ایمیل پیگیری کوتاه و محترمانه مناسب است. اگر پس از ایمیل پیگیری نیز پاسخی نیامد بهتر است به سراغ اساتید دیگر بروید.

آیا امکان دارد فقط با ایمیل فاند بگیرم؟

خیر صرف ارسال ایمیل معمولاً منجر به دریافت فاند نمی‌شود. ایمیل صرفاً مرحله اولیه برای برقراری ارتباط و جلب نظر استاد است. فرآیند رسمی اپلای دانشگاه و بررسی مدارک شما برای اعطای فاند لازم است.